Automatiser une ou plusieurs tâches répétitives sous Excel peut faire gagner un temps considérable.
Grâce à la programmation VBA il est possible d’automatiser certaines opérations de façon à accélérer la saisie ou l’import de données.
Prenons un exemple :
Une entreprise (qui utilise Excel) emploie plusieurs commerciaux qui fournissent une note de frais par semaine au service de gestion.
La personne chargée de gestion doit alors saisir une à une et au fur et à mesure de leur réception les notes de frais dans l’outil.
Une automatisation de cette opération de saisie pourrait être mise en place et ne prendre à l’opérateur que quelques secondes.
Il suffirait juste de faire remplir une fiche dédiée aux commerciaux (au format texte ou Excel) et de pouvoir l’importer dans le nouvel outil.
Le service de gestion n’aurait alors plus qu’à se concentrer sur le travail de vérification.
Comment ça marche ?
En réalisant un outil Excel dédié à la gestion des notes de frais, programmé en VBA (Visual Basic for Application), il est possible de dire à Excel de réaliser les opérations suivantes :
- Lire chaque note de frais
- Recopier les données utiles
- Trier les données
- Effectuer des calculs (si besoin)
- Mettre en forme le résultat
Le tout en seulement quelques secondes.
Quels sont les avantages ?
- Gain de temps : ce temps gagné pourra être utilisé pour réaliser des tâches avec une plus forte valeur ajoutée.
- Risque d’erreur de saisie nul (étant donné que c’est le programme qui l’effectue). Le personnel de gestion n’a plus qu’à vérifier si les montants des notes sont cohérents.
- Souplesse dans le fonctionnement du service : en cas d’indisponibilité du gestionnaire, l’utilisation du fichier demeurera simple et à la portée de tous.
- C’est un outil Excel, adapté à votre système de gestion existant, et non un outil généraliste qu’il faut apprendre à maitriser.
Cela peut s’appliquer bien sûr à beaucoup de domaines d’activité où la saisie manuelle (ou la recopie) est présente.
Comment cela se présente-t-il ?
Il s’agit souvent simplement d’un bouton intégré à la feuille Excel.
Le code est toujours invisible pour l’utilisateur.
C’est un investissement qui peut être très rapidement rentable car bien souvent il y a une base de travail existante. L’automatisation est alors assez rapide à programmer (quelques heures de travail).
Cela peut bien entendu prendre plus de temps s’il s’agit de créer un tout nouvel outil.
XL.S. Consulting est en mesure de vous proposer des projets d’automatisation adaptés à votre activité, n’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur vos besoins.
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